「役員の任期は、○年とする」と定款で定められている法人の皆様へ
皆さん、こんにちは！
まだ5月なのにもう梅雨の気配が漂っていますね。
3月末を事業年度としてる法人の方は多いと思いますので、そろそろ総会の開催、登記申請へ向けた準備などを進められているころでしょうか？
そのような法人で、特にタイトルにもある通り「役員の任期は、○年とする」といったように「1年」や「2年」などの任期の終期が確定している法人の運営に携わる方々へ、法務局職員として10年以上、会社・法人の登記に関わってきた私がお伝えしたいことがあります。
法人登記における議事録作成のポイント
それは…
① 議事録には、現在の役員が任期を終える時期を明記しておく。
② 議事録には、新たに選任される役員の任期がいつからいつまでなのかを明記しておく。
例えば、このような感じです。
ポイントとしては、
という点を議事録上でハッキリさせておくということです。
それ、登記の申請が必要になります！
理事長など代表権のある方が交代になった場合は、法務局への登記手続が必要なことを認識されていらっしゃる方々は多いかと思います。しかし、理事には任期というものがありますので、任期が終了して、同じ理事長が再任（重任）した場合も法務局への変更登記手続が必要となります！
「変更」登記という言葉からは、理事長がＡ→Ｂに代わった場合を想像しますが、任期が満了して再度Ａを理事長に選んだ場合も、重任登記という形でＡを理事長に再度選任したという「変更」登記（重任登記）が必要になります。そして、この場合の変更登記申請の期限は、新たな任期がスタートした時から「２週間以内」に主たる事務所の所在地を管轄する法務局へ申請しなければなりません（組合等登記令３条１項）。
第八十条 次の各号のいずれかに該当する場合においては、特定非営利活動法人の理事、監事又は清算人は、二十万円以下の過料に処する。
一 第七条第一項の規定による政令に違反して、登記することを怠ったとき。
ちなみにＮＰＯ法人場合であれば、ＮＰＯ法８０条に過料に関する規定があり、理事長が再任した場合の変更登記申請が遅れた場合、２０万円以下の過料に処せられる可能性があります。
確定期限の任期を管理することの難しさ
任期の管理について、役員の任期が確定的な期限で定められている法人（現在は、法改正によりだいぶ減ってきましたが、特にＮＰＯ法人は2年のケースが多い。）の場合、運営に苦労されている方々を多く拝見してきました。
特に問題だと感じていた点が、
① 登記簿に記載されている理事の就任年月日が任期の出発点にならない場合がある。
② 議事録に記載されている会議の開催日は、任期の出発点にならないことがほとんど。
③ 法人の事務局などで事務を担当されていた方が変わってしまって、理事の任期がいつからいつまでなのか、正確にわからない場合がある。
この場合、法務局の職員に相談したところで、任期がいつからいつまでなのかわかりません。
「２年」という役員の任期は、きちんと法人内部で管理する必要があるのです。
そして、議事録を上記のように記載しておけば、誰が、いつ見ても任期がハッキリとわかります。
すべてのＮＰＯ法人が任期を2年ピッタリにしているわけではありませんが、大多数のＮＰＯ法人で議事録見本のような記載をしておいて問題になることはないと考えられます。
なぜ、議事録見本のような記載が必要になるのか、少し専門的な話もありますが、今後、私が感じてきたことを少しずつ書いていきたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします！
（つづく）
